Personvernerklæring

Ipsum AS personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Ipsum AS samler inn og bruker personopplysninger.

Ipsum AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedene våre (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.Ipsum.no og andre domener som eies av Ipsum AS

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Ipsum AS behandlinger av personopplysninger på Ipsum.no og andre nettadresser som Ipsum AS eier, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta informasjon fra Ipsum AS. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Domeneshop.no og Google Analytics er Ipsum AS databehandler, og er vår leverandør for vedlikehold av nettstedet. Microsoft er Ipsum AS databehandler for våre ledelsessystemer.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Ipsum AS og Domeneshop.no og Microsoft som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk

Ipsum AS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Ipsum.no og Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Dette er et verktøy med åpen kildekode og som er installert på vår nettside. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Ipsum AS til andre aktører.

Søk

Ipsum AS har ingen søkemuligheter på våre nettsider. Ved innlogging og bruk av våre ledelsessystemer finnes det søkefunksjon. Disse søkene lagres og benyttes ikke av Ipsum AS.

Kommentarer på www.ipsum.no

Du kan legge igjen kommentarer uten å registrere deg. Legger du igjen navn og adresse, vil opplysninger bli liggende som en del av innlegget. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette, kan du ta kontakt med oss slik at vi kan vurdere det. Du har imidlertid ikke krav på retting og sletting av ytringer.

Deling av innlegg på www.ipsum.no

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Bestilling av materiell

På nettsiden kan du bestille veiledningsmateriell ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell blir benyttet til å effektuere forespørselen. Kontaktinformasjonen blir lagret for at Ipsum AS kan sende ytterliggere informasjon. Opplysningene blir slettet når du ber om dette. Oppdages det at e-post adresser ikke lenger er aktive vil informasjonen bli slettet. Ved bestilling av materiell må du akseptere disse betingelsene.

Bestilling av kurs og foredrag

På nettsiden kan du melde deg på kurs i regi av Ipsum AS og be om å informasjon, foredrag eller bedriftsinterne kurs for din virksomhet, vi ber da om navnet på en kontaktperson og kontaktinformasjon til denne. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger blir benyttet til å sende aktuell informasjon samt å sende ytterliggere informasjon når dette kan være aktuelt for deg og din bedrift.

Spørreundersøkelser

Som en del av vårt kvalitetsarbeid vil våre kunder og brukere kunne få tilsendt en spørreundersøkelse. Undersøkelsene vil normalt sett være mulige å svare på anonymt. I enkelt tilfeller kan Ipsum AS be om informasjon om deg og din virksomhet. Dette vil da fremkomme i undersøkelsen. Dette gjør vi da vi er forpliktet til å kontinuerlig forbedre vår kundetilfredshet. Ipsum AS benytte Microsoft Forms, men samler ikke inn eller benytter annen data enn det som er tilsendt. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Ipsum AS vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Andre betingelser kan forekomme med produkter som f.eks. medarbeiderundersøkelser, modenhetsanalyser o.l. Dette vil da fremkomme i avtalen for det enkelte produkt.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Ipsum AS samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Ipsum AS identifisere de som har besvart undersøkelsen.

Informasjon, dokumenter og arkiv

Ipsum AS bruker Microsoft SharePoint arkiv- og dokumentstyringssystem med elektronisk loggføring og elektronisk lagring av dokumenter. SharePoint er et arkiv- og dokumentstyringssystem fra Microsoft.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til gjeldende lovgivningen. Rapporter kan i tillegg inneholde sensitive opplysninger om virksomheter. Informasjon som mottas, behandles og lagres hos Ipsum AS skal ikke inneholde sensitive personopplysninger. Dette reguleres av egne taushetsavtaler med den respektive virksomhet.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir oppbevart. Alle innsynskrav fra registreres.

E-post og telefon

Ipsum AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle de forretningsmessige forpliktelse som inngås med våre kunder, leverandører og samarbeidsparter. Det er den enkeltes avdelings ansvar der e-posten eller telefonsamtalen mottas å forestå behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av forretningsdriften. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Informasjon, dokumenter og arkiv»).

Ipsum AS medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges av vår leverandør Dipper. Denne informasjonen benyttes ikke av Ipsum AS

Liste over deltakere

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.

Ipsum AS ansvar: Ipsum AS er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på Ipsum AS kurs. Opplysningen brukes til dette formålet og å sende ytterliggere informasjon som kan være aktuell for deltakere og tidligere deltakere.

I denne løsningen kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. I tillegg kan vi be deg om å oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse.

Kursportalen

Ved påmelding til kurs der det benyttes Ipsum AS kursportal vil den påmeldte får tilsendt nøkkelinformasjon for påmelding. Å benytte kursportalen er frivillig, det samme gjelder for tester og prøver som er gjort frivillige. Alt kursmateriell er tilgjengelig kun her. Ipsum AS distribuerer ikke kursmateriell på en annen måte. For å benytte portalen må du som kursdeltaker oppgi navn og e-postadresse. Tilgangen til kursportalen gis kun i ett begrenset tidsrom om ikke annet blir avtalt. Informasjonen som registreres blir deaktivert, men lagret. Informasjonen lagres for at Ipsum AS skal kunne dokumentere og bekrefte deltakelse på kurs i regi av Ipsum AS. Du må be om at opplysningene dine blir slettet. Når informasjonen er slettet kan ikke Ipsum AS lenger bistå med informasjon. Tester og undersøkelser via kursportalen blir lagret sammen med resultatene. Det er kurs eier og kurs administrator som har tilgang til disse opplysningene. Denne informasjonen blir også slettet ved sletting av brukeren. Testresultater, karakterbøker o.l. blir ikke benyttet om ikke kurs eier/instruktør har opplyst om dette i de enkelte tilfellene. Informasjonen benyttes, videreformidles, selges ikke videre av Ipsum AS.

Opplysninger om ansatte

Ipsum AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er Daglig leder og administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommende arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Unntak:

  • Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

Logging i Ipsum AS fagsystemer

Ipsum AS har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og fagansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Ipsum AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Ipsum AS systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Ipsum AS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@ipsum.no
Telefon: +47 989 94 918
Postadresse: Brønndalen 72 – 5176 Loddefjord